1 апреля 2003 г. вице-губернатор Самарской области Виктор Казаков провел заседание оргкомитета по подготовке и проведению XXX Фестиваля авторской песни имени Валерия Грушина. В состав организационного комитета, который возглавляет Виктор Казаков, входят президент Самарского областного клуба авторской песни имени Валерия Грушина Борис Кейльман, руководитель областного департамента молодежи Олег Фурсов, представители областного Центра госсанэпиднадзора, главного управления по делам ГО и ЧС, Самарского союза молодежи и др. В прошлом году оргкомитет фестиваля вел активную работу: было налажено четкое взаимодействие всех служб, таких, как скорая помощь, милиция, служба спасения, лесничество, экологи, появилась еще одна скважина для забора питьевой воды, установлен резервный трансформатор, чтобы не было перебоев с электричеством.

Открывая первое в этом году заседание, Виктор Казаков обозначил главную задачу, стоящую перед организаторами XXX, юбилейного фестиваля: "В этом году Грушинский фестиваль должен стать особенным. Мы должны уделить особое внимание организации фестиваля, подбору участников, оформлению сцены и самой поляны, учитывая юбилейную дату и то, что гостей в этой году будет гораздо больше, чем обычно".

Члены оргкомитета обсудили перечень уже традиционных мероприятий по подготовке и проведению фестиваля: составление программы и сметы расходов на проведение Грушинского, формирование художественного совета, ограничение движение автотранспорта на территории проведения фестиваля, обеспечение завоза дров, строительство эстрады, мостков, туалетов и другие. Также предполагается сформировать специальную бригаду, которая будет заниматься вывозом мусора не после окончания фестиваля, как это было в прошлые годы, а в течение всего времени, пока проходит Грушинский. К охране окружающей среды при проведении фестиваля в этом году подошли серьезно: разработана специальная программа мероприятий. Она предполагает, например, устройство дополнительных съемных сидений для зрителей на фестивальной горе, чтобы те не копали гору, делая себе земляные "скамейки". Как сообщил Борис Кейльман, есть договоренность с самарской Ассоциацией скаутов о том, что скауты окажут помощь в уборке фестивальной территории и Горы. В конце апреля клуб авторской песни имени Грушина планирует провести День леса: очистить территорию фестиваля, посадить деревья.

Что касается финансирования Грушинского, то, как сообщил вице-губернатор, в этом году Министерство культуры, признавая статус Грушинского как мероприятия российского масштаба, выделило для проведения фестиваля 110 тысяч рублей. Часть средств поступит из областного бюджета, но самую серьезную финансовую поддержку, как обычно, окажут спонсоры, которые уже определены.